Japanese Apology: すみません vs ごめんなさい — 20 Expressions

In English, “sorry” covers everything from bumping into someone on the street to a formal corporate apology. In Japanese, there are over 20 distinct apology expressions, each with different weight, formality, and nuance. Using the wrong one can make you sound too casual, overly dramatic, or even insincere.

This guide covers every Japanese apology expression you will need — from the casual ごめん among friends to the deep-bow 申し訳ございません in a boardroom — with exact usage rules.

The 4 core apology words compared

Complete list: 20 Japanese apology expressions by formality

Level 1: Casual (among close people)

1. ごめん（gomen）
   The shortest apology. Used with friends, family, romantic partners.
   Example: ごめん、遅（おく）れた！ — Sorry, I'm late!
2. ごめんね（gomen ne）
   Softer version with the particle ね. Sounds warmer and more feminine (but men use it too).
   Example: さっきはごめんね。 — Sorry about earlier.
3. 悪い（わるい / warui）
   Literally “bad” — used like “my bad” in English. Male-leaning casual speech.
   Example: あ、悪い悪い。 — Oh, my bad, my bad.
4. すまん / すまない（suman / sumanai）
   Casual male form of すみません. Common in anime and manga.
   Example: すまない、助（たす）けてくれ。 — Sorry, help me out.

Level 2: Polite (everyday situations)

5. ごめんなさい（gomennasai）
   Sincere personal apology. Admits fault. Too personal for business.
   Example: 約束（やくそく）を忘（わす）れてしまって、ごめんなさい。 — I'm sorry I forgot our promise.
6. すみません（sumimasen）
   The Swiss army knife of Japanese politeness. Apology + excuse me + thank you.
   Example: すみません、道（みち）を教（おし）えていただけますか。 — Excuse me, could you tell me the way?
7. すみませんでした（sumimasen deshita）
   Past-tense version. Used when apologising for something that already happened.
   Example: ご迷惑（めいわく）をおかけして、すみませんでした。 — I'm sorry for causing you trouble.
8. 失礼しました（しつれい しました / shitsurei shimashita）
   “I was rude.” For minor social blunders, not deep apologies.
   Example: あ、失礼しました。お名前（なまえ）を間違（まちが）えてしまいました。 — Oh, excuse me. I got your name wrong.

Level 3: Formal (business, superiors)

9. 申し訳ありません（もうしわけ ありません / moushiwake arimasen）
   Standard business apology. Literally “there is no excuse.”
   Example: 納期（のうき）に間（ま）に合（あ）わず、申し訳ありません。 — I apologise for not meeting the deadline.
10. 申し訳ございません（もうしわけ ございません / moushiwake gozaimasen）
    Even more formal (ございません is the polite form of ありません).
    Example: 大変（たいへん）申し訳ございません。すぐに対応（たいおう）いたします。 — I am deeply sorry. I will address this immediately.
11. 申し訳ございませんでした（moushiwake gozaimasen deshita）
    Past-tense of above. Used in formal written apologies.
    Example: この度（たび）は多大（ただい）なるご迷惑（めいわく）をおかけし、申し訳ございませんでした。
12. お詫び申し上げます（おわび もうしあげます / owabi moushiagemasu）
    “I humbly apologise.” Used in formal letters, press releases, and public statements.
    Example: 関係者（かんけいしゃ）の皆様（みなさま）に心（こころ）よりお詫び申し上げます。 — I sincerely apologise to all parties involved.

Level 4: Preemptive apologies / politeness phrases

13. 失礼します（しつれい します / shitsurei shimasu）
    “I will be rude.” Said when entering a room, leaving early, or hanging up the phone.
    Example: 失礼します。（entering boss's office）
14. お邪魔します（おじゃま します / ojama shimasu）
    “I will intrude.” Said when entering someone's home.
    Example: お邪魔します。素敵（すてき）なお家（うち）ですね。 — Excuse me for intruding. What a lovely home.
15. お先に失礼します（おさき に しつれい します / osaki ni shitsurei shimasu）
    “Excuse me for leaving before you.” Said when leaving the office before colleagues.
    Example: お先に失礼します。お疲（つか）れ様（さま）でした。
16. 恐れ入ります（おそれいります / osoreirimasu）
    “I am afraid to impose.” Very polite way to preface a request.
    Example: 恐れ入りますが、もう一度（いちど）説明（せつめい）していただけますか。 — I'm sorry to trouble you, but could you explain once more?

Level 5: Deep regret and self-blame

17. 反省しています（はんせい しています / hansei shite imasu）
    “I am reflecting on my actions.” Shows deep remorse and self-examination.
    Example: 自分（じぶん）の行動（こうどう）を深（ふか）く反省しています。 — I am deeply reflecting on my behaviour.
18. 二度としません（にど と しません / nido to shimasen）
    “I will never do it again.” A promise paired with an apology.
    Example: 申し訳ございません。二度とこのようなことは致（いた）しません。
19. 弁解の余地もありません（べんかい の よち も ありません / benkai no yochi mo arimasen）
    “There is no room for excuses.” The strongest self-blame expression.
    Example: 弁解の余地もございません。全（すべ）て私（わたくし）の責任（せきにん）です。
20. 深くお詫びいたします（ふかく おわび いたします / fukaku owabi itashimasu）
    “I deeply apologise.” The most formal public apology.
    Example: 皆様（みなさま）に深くお詫びいたします。

The many meanings of すみません

すみません is uniquely versatile. It can express at least four different things depending on context:

• Apology: すみません、遅（おく）れました。 — Sorry, I'm late.
• Excuse me: すみません、通（とお）してください。 — Excuse me, let me through.
• Getting attention: すみません！（at a restaurant, raising hand）
• Gratitude: すみません、わざわざありがとうございます。 — Sorry for the trouble (= thank you).

The gratitude usage surprises many learners. When someone goes out of their way for you, saying すみません acknowledges the inconvenience they endured — functioning as a deeper thank-you than ありがとう alone.

Common mistakes

• ✗ Using ごめんなさい with your boss. → ✓ 申し訳ありません.
  ごめんなさい is personal and intimate. In business, always use 申し訳ありません or higher.
• ✗ Using 申し訳ありません with friends. → ✓ ごめん / ごめんね.
  Over-formality with friends creates awkward distance.
• ✗ Saying すみません when you should say ありがとう.
  While すみません can express gratitude, if someone gives you a gift, ありがとうございます is more appropriate.
• ✗ Forgetting to bow.
  A verbal apology without a bow (in person) feels incomplete in Japanese culture. The deeper the bow, the more sincere the apology.

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For more on Japanese politeness levels, read our Japanese keigo guide and Japanese business phrases.

Frequently asked questions