Japanese Email Writing: 10 Templates for Business and Formal Messages
Japanese email etiquette is not optional — it is structural. A missing greeting line, the wrong closing phrase, or casual language in a client email can damage a professional relationship. Unlike English, where email style varies widely, Japanese business emails follow a predictable 5-part framework: subject line → greeting → body → closing phrase → signature. This guide walks through the complete structure with 10 full email templates you can adapt immediately.
The 5-Part Structure of a Japanese Email
Every formal Japanese email contains these five sections, in this order:
| Part | Japanese | Reading | Purpose |
|---|---|---|---|
| 1. Subject | 件名 | けんめい (kenmei) | Clear, specific topic in under 20 characters |
| 2. Greeting | 挨拶 | あいさつ (aisatsu) | Recipient name + set greeting phrase |
| 3. Body | 本文 | ほんぶん (honbun) | Purpose, details, and request |
| 4. Closing | 結び | むすび (musubi) | Set closing phrase before signature |
| 5. Signature | 署名 | しょめい (shomei) | Name, company, department, contact |
Essential Greeting Phrases
The greeting you choose depends on your relationship with the recipient:
| Situation | Japanese | Reading | English |
|---|---|---|---|
| Ongoing relationship | お世話になっております。 | おせわになっております | Thank you for your continued support. |
| First contact | 初めてご連絡いたします。 | はじめてごれんらくいたします | I am contacting you for the first time. |
| After a long gap | ご無沙汰しております。 | ごぶさたしております | I apologize for the long silence. |
| Reply email | ご連絡いただきありがとうございます。 | ごれんらくいただきありがとうございます | Thank you for your message. |
| Traditional letter | 拝啓 | はいけい (haikei) | Dear Sir/Madam (paired with 敬具) |
| Internal/colleague | お疲れ様です。 | おつかれさまです | Good work. (casual internal greeting) |
Essential Closing Phrases
| Formality | Japanese | Reading | Use when |
|---|---|---|---|
| Very formal | 何卒よろしくお願いいたします。 | なにとぞよろしくおねがいいたします | First emails, client requests |
| Standard | よろしくお願いいたします。 | よろしくおねがいいたします | Regular business correspondence |
| Awaiting reply | ご返信お待ちしております。 | ごへんしんおまちしております | When you need a response |
| Apology close | ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 | ごめいわくをおかけしもうしわけございません | When apologizing for an error |
| Traditional | 敬具 | けいぐ (keigu) | Paired with 拝啓 only |
Template 1: Standard Business Introduction Email
件名: ご挨拶と弊社サービスのご紹介
Subject: Greeting and introduction of our company services
株式会社○○ ○○様 初めてご連絡いたします。 ○○株式会社の田中と申します。 貴社のウェブサイトを拝見し、 弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、 ご連絡いたしました。 お忙しいところ恐れ入りますが、 一度お打ち合わせの機会をいただけませんでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 ○○株式会社 営業部 田中太郎 TEL: 03-XXXX-XXXX Email: tanaka@example.co.jp
Template 2: Meeting Request Email
○○株式会社 ○○様 お世話になっております。 ○○株式会社の田中です。 新プロジェクトについてお打ち合わせをお願いしたく、 ご都合のよい日時をお教えいただけますでしょうか。 下記の候補日をご提案いたします。 ① 4月1日（火）10:00～ ② 4月2日（水）14:00～ ③ 4月4日（金）11:00～ ご都合が合わない場合は、 別の日程をご提案いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。
Template 3: Thank-You Email After a Meeting
○○様 お世話になっております。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき 誠にありがとうございました。 お打ち合わせでご依頼いただいた資料につきましては、 来週中にお送りいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。
Template 4: Apology Email
○○様 お世話になっております。 ○○株式会社の田中です。 このたびは納品の遅延につきまして、 大変申し訳ございません。 原因を確認したところ、 工場の生産ラインに問題が発生しておりました。 現在復旧作業を進めており、 4月5日までに納品できる見込みです。 ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 今後このようなことがないよう、 再発防止に努めてまいります。
Template 5: Request for Information
○○様 お世話になっております。 ○○株式会社の田中です。 貴社の○○サービスについて、 詳細な資料をお送りいただけますでしょうか。 特に下記の点について知りたく存じます。 ・料金体系 ・導入までの流れ ・サポート体制 お忙しいところ恐れ入りますが、 ご確認のほどよろしくお願いいたします。
Template 6: Deadline Extension Request
○○様 お世話になっております。 ○○の件につきまして、 詠に勝手なお願いで恐縮ですが、 締め切りの延長をお願いできませんでしょうか。 現在の進捗状況としましては、 全体の80%が完了しておりますが、 最終確認にもう少し時間が必要です。 4月10日まで延長いただけますと幸いです。 ご検討のほどよろしくお願いいたします。
Template 7: Job Application Email
○○株式会社 人事部 採用担当者様 初めてご連絡いたします。 ○○大学○○学部の田中太郎と申します。 貴社の採用情報を拝見し、 応募させていただきたく、 ご連絡いたしました。 履歴書と職務経歴書を添付いたしますので、 ご確認いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。
Template 8: Internal Announcement Email
各位 お疲れ様です。総務部の田中です。 下記の件についてお知らせいたします。 【件名】社内システムメンテナンスのお知らせ 【日時】4月5日（土）22:00～翌日6:00 【影響】社内メールが一時的に使用できません ご不便をおかけしますが、 ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。
Template 9: Quotation / Estimate Request
○○様 お世話になっております。 ○○の件につきまして、 お見積もりをお願いできますでしょうか。 【希望内容】 ・○○サービス×100ユニット ・導入希望日：2026年5月末 ・契約期間：1年 お見積もりを作成いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。
Template 10: Traditional Formal Letter (拝啓/敬具 Style)
拝啓 時下ますますご清祈のこととお慶び申し上げます。 さて、このたびは○○の件につきまして、 謹んでご報告申し上げます。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、 お願い申し上げます。 敬具
Common Mistakes in Japanese Email Writing
- ✗ Using あなた in business emails → ✓ Use the person's name + 様. あなた is considered too direct and can sound rude in written business Japanese.
- ✗ お世話になります → ✓ お世話になっております. The ております form (humble progressive) is the correct business level.
- ✗ Ending with just よろしく → ✓ よろしくお願いいたします. Truncated closings sound unfinished in email.
- ✗ Mixing 拝啓 with お世話になっております → Choose one style. 拝啓/敬具 is traditional; the other phrases are modern business email style. Never combine them.
- ✗ Writing 確認してください to a client → ✓ ご確認ください or ご確認いただけますでしょうか. Add ご prefix and use the appropriate keigo level.
Key Vocabulary for Email Writing
| Japanese | Reading | English |
|---|---|---|
| 添付 | てんぷ (tenpu) | Attachment |
| 返信 | へんしん (henshin) | Reply |
| 転送 | てんそう (tensou) | Forward |
| 宛先 | あてさき (atesaki) | Recipient / addressee |
| 件名 | けんめい (kenmei) | Subject line |
| CC | シーシー | Carbon copy |
| 締め切り | しめきり (shimekiri) | Deadline |
| 確認 | かくにん (kakunin) | Confirmation / checking |
| 資料 | しりょう (shiryou) | Documents / materials |
| お見積もり | おみつもり (omitsumori) | Quotation / estimate |
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For more on Japanese honorific language used in emails, see our complete keigo guide. If you work in a Japanese office, our 50 essential business phrases guide covers spoken workplace communication.
Frequently asked questions
How do you start a formal Japanese email?
Formal Japanese emails begin with a greeting line. For someone you have an ongoing relationship with, use お世話になっております (osewa ni natte orimasu). For a first-time contact, use 初めてご連絡いたします (hajimete go-renraku itashimasu). Traditional letters use 拝啓 (haikei) as the opening salutation, paired with 敬具 (keigu) at the close.
What is the difference between 拝啓 and お世話になっております?
拝啓 (haikei) is the traditional opening salutation used in formal written letters and very formal emails — it always pairs with 敬具 (keigu) at the end. お世話になっております is the standard business email greeting used when you have an existing relationship with the recipient. Most modern business emails use the latter; 拝啓 is reserved for official announcements, formal invitations, and traditional correspondence.
How do you end a Japanese business email?
Japanese business emails typically close with a set phrase before your name: 何卒よろしくお願いいたします (nanitozo yoroshiku onegai itashimasu) for very formal emails, or よろしくお願いいたします for standard business. Then add your name, company, department, and contact information.
Is it okay to use です/ます in business emails or do I need keigo?
です/ます (teineigo) is acceptable for internal emails to colleagues of similar rank. For external emails, emails to superiors, or client communications, you should use 謙譲語 (humble keigo) for your own actions and 尊敬語 (respectful keigo) for the recipient’s actions. For example, use いたします instead of します, and ご確認ください instead of 確認してください.